Elektronische Vorgangsbearbeitung

Mit Systemeinführung und im Anschluss an die zentrale Schulung im Brandenburgischen IT Dienstleister (ZIT-BB), sind die Beschäftigten grundsätzlich gehalten, EL.DOK BB für die elektronische Vorgangsbearbeitung nach den Regeln der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Ministerien (GGO) zu nutzen, die im System hinterlegt wurden.

Die Metadaten, die Verfügungen, Geschäftsgangvermerke, Zeichnungen, Arbeitshinweise werden im Metadatenbereich mit dem Dokument untrennbar mitgeführt bleiben untrennbar mit dem Dokument verbunden, so dass in Abweichung des Verfahrens zur Erstellung von Papiervermerken keine Reinschrift mehr zu fertigen ist, gegebenenfalls sind gesonderte Regelungen zur EL.DOK-Nutzung zu beachten.

Schlusszeichnungen erfolgen für die hausinterne und behördenübergreifende Korrespondenz grundsätzlich mit der systemimmanenten, passwortgeschützten Signatur. In Ausnahmefällen und zwar für Dokumente, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften der Schriftform bedürfen, ist – sofern die elektronische Form erlaubt ist – die Schlusszeichnung als qualifizierte Signatur vorzunehmen. In Ausnahmefällen, bei denen Dokumente in einer elektronischen Form nicht zugelassen sind, werden die Dokumente in EL.DOK vorbereitet und zur Unterschrift ausgedruckt. Das Original wird vor Versendung zur Vervollständigung der E-Akte eingescannt. Die Verfügung wird in der so genannten Hybridakte abgelegt.

Letzte Aktualisierung: 19.10.2016