Paradigmenwechsel

Die Prozesse, Strukturen, Normen und technischen Ausstattungen in den Verwaltungen waren vorwiegend noch auf die Schriftgutverarbeitung in Papierform ausgerichtet. Die flächendeckende Ausstattung mit Arbeitsplatzcomputern und E-Mail-Systemen hatte bereits zu einer deutlichen Erhöhung des Anteils elektronischer Eingänge am gesamten Posteingangsaufkommen in der Landesverwaltung Brandenburg geführt. Die Kommunikation per Papier wurde zunehmend um die elektronische Kommunikation - vorwiegend per E-Mail - ergänzt bzw. ersetzt.

Das Schriftgut in Behörden nahm stetig zu. Neben der Aktenhaltung in Papierform wurden die Dokumente in verschiedenen Versionen als Datei und dies an verschiedenen Orten abgelegt. Damit sind steigende Kosten für die Aufbewahrung des Papierschriftgutes und für die Datenspeicherung verbunden. Der Transport der Papierakten ist zudem personal- und zeitintensiv. Die Recherche ist aufwändig. Aufgrund der individuellen Ablageordnung ist eine Vertretung oftmals nicht mehr zeitgerecht möglich. Die Gefahr, dass die Nachvollziehbarkeit der Verwaltungsentscheidung anhand einer ordnungsgemäßen Aktenhaltung nur noch zeitversetzt gewährleistet werden kann ist sehr hoch.

Die elektronische Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung bietet entscheidende Vorteile. Elektronische Akten und Vorgänge können ort- und zeitunabhängig sowie parallel bearbeitet werden. Lange Wegezeiten werden durch elektronische Kommunikationswege vermieden. Der Rechercheaufwand für Vorgänge und Dokumente wird durch die zielgerichtete Verwendung von Metadaten erheblich verringert. Eine allgemeingültige Ordnung versetzt sowohl die Vertretung als auch die Führungskräfte in die Lage an dem jeweiligen Stand der Bearbeitung einer Angelegenheit – ohne zeitraubende Recherche - aufzusetzen. Neue Formen der Zusammenarbeit können sich etablieren.

Bis zur vollständigen Einführung der elektronischen Akte in der gesamten Landesverwaltung müssen die Nachteile der Papierform noch beibehalten werden, ohne dass die Vorteile der elektronischen Bearbeitung in vollem Maße wirksam werden können. Der entscheidende Schritt zur Verbesserung der Abläufe und zur Einsparung von Kosten ist also erst zu erzielen, wenn auf die Führung der Papierakten ganz oder in großem Umfang verzichtet und der Austausch elektronischer Vorgänge und Dokumente behördenübergreifend medienbruchfrei ermöglicht werden kann.

Dieser Paradigmenwechsel wird derzeit auf Ministerialebene im Land Brandenburg vollzogen. Die ersten Ministerien (Ministerium des Inneren und für Kommunales, Ministerium für Forschung und Wissenschaft, Staatskanzlei) arbeiten weitgehende vollständig mit der elektronischen Akte als führende Akte.

Wenn bisher galt: Die Papierakte ist das Behördenschriftgut, die elektronischen Dokumente sind Arbeitshilfsmittel, so gilt zukünftig: Die elektronische Akte ist das Behördenschriftgut, die Ausdrucke auf Papier sind Arbeitshilfsmittel.

Letzte Aktualisierung: 19.10.2016