Veränderungsmanagement heißt ...

... Instrumente und Methoden einsetzen

Instrumente und Methoden einsetzen Im Vorfeld der Planung von Maßnahmen zum Veränderungsmanagement wurden Analysen vorgenommen, etwa zur Veränderungsbereitschaft der Bereiche oder zur Identifikation der Kräfte, die in einer Behörde das Projekt vorantreiben oderverhindern würden. Es muss eingeschätzt werden, welche Risiken zu beachten sind und welche Auswirkungen die Einführung auf verschiedene Rollen (zum Beispiel Bearbeiter, Führungskräfte, Hausleitung, Registraturkräfte, Fachadministratoren) hat. Aus den Analyseergebnissen wurden Planungen abgeleitet, etwa zur Gewinnung und Sensibilisierung der Promotoren, zur Qualifizierung der Projektverantwortlichen in allen Häusern sowie Informations-, Kommunikations- und Marketingpläne, um die Nutzer auf ihre Rollen in der Einführungs- und Nutzungsphase vorzubereiten und zu qualifizieren. Instrumente zur Umsetzung der Pläne waren z.B. Konfliktmanagementworkshops für die Nutzerbetreuer oder die Einrichtung von Feedbackstrukturen zur Sicherstellung der Nachlese bzw. Nachsteuerung bei Zielabweichungen.

... den Prozess begleiten

Die Veränderungen, die die Nutzer durch die Systemeinführung und die damit einhergehenden Lern- und Entwicklungsschritte mitmachen mussten, wurden systematisch und bewusst gestaltet. Deshalb betrachtete es die Gesamtprojektleitung als ihre Aufgabe, ein modernes Veränderungsmanagement mit entsprechenden Strukturen für das Gesamtprojekt vorzusehen. Um dieser entscheidenden Aufgabe gerecht zu werden, wurde ein umfangreiches Veränderungsmanagementkonzept erarbeitet. Dazu gehörte zum Beispiel der Einsatz eines Akzeptanzmanagers oder die argumentative Vorbereitung der Mitglieder der Teilprojektgruppen der Ministerien und der Staatskanzlei auf die eigenverantwortliche Einführung. In jedem Ministerium und der Staatskanzlei wurden Führungspersönlichkeiten gesucht, die das Projekt mittragen und für die Nutzer spürbar als Unterstützer (Promoter) auftreten.

... den Faktor Mensch im Wandel begleiten

Das Veränderungsmanagement stellt den Menschen in den Mittelpunkt. Denn es sind die Mitarbeiter, die den Wandel gestalten oder behindern und im Zweifel sogar verhindern können. Der Erfolg der möglichst reibungslosen Umsetzung des Vorhabens hängt vom Mitmachen des Einzelnen ab. Dabei muss einerseits die Tatsache berücksichtigt werden, dass Veränderungen ein typisches Abwehrverhalten auslösen können. Andererseits muss beachtet werden, dass die konkrete Einarbeitungsphase zur Einführung von EL.DOK BB mit starken Belastungen einhergehen wird und die Produktivität der Mitarbeiter erst wieder steigen kann, wenn eine routinierte Nutzung des neuen Systems erreicht ist.

... die Erreichung der gewünschten Projektziele unterstützen

Ziel des Veränderungsmanagements ist die Unterstützung der Zielerreichung des Projektes EL.DOK BB. Im Gegensatz zum Projekt, welches die Einhaltung des Zeit-/Kostenrahmens zum Ziel haben muss, liegt das Hauptaugenmerk bei der Durchführung von Akzeptanzmanagementmaßnahmen auf der tatsächlichen Nutzung des Systems nach den verabredeten Regeln, während der Einführung und der Erreichung der routinierten Nutzung von EL.DOK BB in einem angemessenen Zeitraum.

Voraussetzung für die Zielerreichung sind eine Bewusstseinsschärfung, die Wissensvermittlung und die Begleitung der Teilprojektzuständigen in den Häusern, die für die Einführung zuständig sind. Deshalb betrachtete es die Gesamtprojektleitung als eine prioritäre Aufgabe, ein modernes Veränderungsmanagement mit entsprechenden Strukturen für das Gesamtprojekt einzurichten.

Wesentlicher Bestandteil des Veränderungsmanagements ist der Einsatz von Promotoren, die durch Information und Kommunikation dazu beitragen, den Wandel so zu vollziehen, dass die Betroffenen Sinnhaftigkeit, Bedeutung und Nutzen nachvollziehen können und so die beabsichtigten Effekte erreicht werden.

Letzte Aktualisierung: 20.10.2016