Projektgeschichte

Mit dem Kabinettbeschluss Nr. 734/08 der Landesregierung Brandenburg wurde das MIK mit der Beschaffung und Bereitstellung eines landesweit einheitlichen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems zur elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung (EL.DOK BB) und als Kabinettinformationssystem auf Ministerialebene im Land Brandenburg (EL.KIS) unter Einbindung der Ressorts beauftragt.

Mit der Einführung der E-Akte weicht die Papierakte weitgehend einer elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung, sofern keine Schriftformerfordernisse eine handschriftliche Unterschrift oder eine qualifizierte Signatur erfordern. Dies bedeutet für alle Beteiligten in der Verwaltung ein enormes Umdenken. Die tägliche Arbeit und die Zusammenarbeit untereinander verändern sich. Einheitliche Ordnungssysteme und Abläufe ersetzen individuelle Ordnungen und Abläufe. Die Gemeinsame Geschäftsordnung muss auf die elektronische Welt angewendet werden. Deshalb sind ein gutes Verständnis der neuen Prozesse, sowie die Akzeptanz und aktive Mitarbeit auf allen Ebenen ein kritischer Erfolgsfaktor.

Mit Hindernissen, Kritik an der Vorgehensweise und dem System, Akzeptanzproblemen, Finanzierungsproblemen, Kapazitätsproblemen, ein Mangel an Promotoren muss angemessen umgegangen werden. Dies bedeutet viel Anstrengung sowie Verständnis auf allen Seiten und nicht zuletzt auch Verbesserungen des Systems. Die Einführung des Systems in der Ministerialverwaltung und der Staatskanzlei wurde begonnen und kontinuierlich fortgesetzt, auch wenn dies nicht in der ursprünglich geplanten Geschwindigkeit erfolgt ist.

Die Schwerpunkte des Projektverlaufs sind nach Jahren geordnet im Folgenden aufgelistet:

 

 


2016

  • Vorbereitung für ein umfassenden Upgrades der Fa. SER und zur Erstellung eines angepassten Landesreferenzmodells unter Berücksichtigung des Organisationskonzeptes 2.0 des BMI
  • Systemverbesserung und Fortschreibung des Landesreferenzmodells anhand der ressortübergreifend abgestimmt Priorisierung im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten
  • Inkrafttreten der novellierten GGO, die die Nutzung eines E-Aktensystem verpflichtend vorsieht, wenn es als Standardsystem zur Verfügung steht
  • Abschluss der Einführung von EL.DOK in der Staatskanzlei
  • Aufnahme der Vorbereitungen zur Fortsetzung der Einführung im MASGF
  • Fertigstellung der automatisierten Aussonderung
  • Abstimmung der Aussonderungsschnittstelle mit dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv

2015

  • Fertigstellung der elektronischen Aussonderung zur Abbildung des gesamten Lebenszyklus einer E-Akte
  • Technische Erneuerung und Modernisierung der IT-Infrastruktur für das Landessystem und Umstellung auf 64bit-Technologie
  • Beginn der Einführung von EL.DOK in der Staatskanzlei
  • Beginn der Novellierung der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Ministerien, die umfassende die E-Vorgangsbearbeitung berücksichtigt

2014

  • Aktivierung der interministeriellen EL.DOK Anwenderkonferenz zur ressortübergreifenden Fortentwicklung des Landesreferenzmodells
  • Aufnahme von Planungen für eine barrierearme Nutzung von EL.DOK und EL.KIS
  • Entwicklung des Java-freien Clients
  • Erste Tests zur Abgabe der digitalen Akte an das Brandenburgische Landeshauptarchiv
  • Vorlage einer ergänzenden Kabinettvorlage zur Absicherung der zentralen Einführungsfinanzierung von EL.DOK scheitert

2013

  • Umsetzung des Konsolidierungskonzeptes zur Optimierung von EL.DOK mit deutlicher Performance-Verbesserungen
  • Abnahme der Software gegenüber der Firma SER gemäß Vertrag
  • Vollständige Umsetzung aller Funktionalitäten gemäß Fachkonzept

2012

  • Erstellung eines Konsolidierungskonzeptes zur Optimierung von EL.DOK BB durch das MIK (Schwerpunkt: Performanceverbesserung, Entschlackung)
  • Die Häuser CdS, MIL, MdJ beginnen die Einführung mangels zentraler Finanzierung nicht
  • Die Häuser MWE, MBJS, MASGF, MdF setzen die Einführung mangels zentraler Finanzierung nicht fort
  • Beendigung der zentralen Finanzierung der Systemeinführung auf Ministerialebene durch das MdF
  • Beendigung des Projektstatus nach Abnahme der hausspezifischen Konzepte und Produktivstart aller Test- und Produktivserver für die Häuser und der Staatskanzlei auf Ministerialebene
  • Abschluss der Einführung von EL.KIS in allen Ministerien und der Staatskanzlei zur ressortübergreifenden Vorbereitung von Kabinettsitzungen und Bearbeitung aller Anfragen

2011

  • Knapp 1400 Nutzer sind bis zum Ende des Jahres im System integriert
  • Inbetriebnahme und Einführungsbeginn von EL.DOK im Ministerium für Arbeit, Soziales, Frauen und Familie
  • Inbetriebnahme und Einführungsbeginn von EL.DOK im Ministerium für Bildung, Jugend und Sport
  • Inbetriebnahme in der Staatskanzlei, im Ministerium für Justiz, im Ministerium für Straßenbau und Raumordnung
  • Inbetriebnahme von EL.DOK im Ministerium der Finanzen (MdF) und Einführung als Registratursystem einschl. Migration
  • Abschluss der Einführung von EL.DOK im Ministerium des Innern
  • Inbetriebnahme von EL.DOK im Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten
  • Präsentation einer elektronischen Projektakte auf der CeBIT 2011,
  • Inbetriebnahme von EL.DOK und Einführung im Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur

2010

  • Inbetriebnahme und Einführungsbeginn EL.KIS in den Kabinettreferaten der Häuser, zunächst mit dem Aufgabenbereich: Bearbeitung von Kleinen Anfragen
  • EL.KIS-Schulungen für die Kabinettsreferatsmitglieder und Beginn der Testphase
  • Erfolgreiche Datenmigration (15.000 elektronische Akten- und Vorgänge) und Start der Produktivsetzung von EL.DOK im Ministerium des Innern (ohne Verfassungsschutzabteilung)
  • Nutzerschulung von EL.DOK für das MIK
  • Erarbeitung des ressortübergreifenden Schulungskonzeptes und Bereitstellung der Schulungsunterlagen für den ZIT-BB zum Aufbau einer zentralen Nutzerschulung
  • Vorstellung von EL.KIS auf der CeBIT 2010 sowie dem sog. Führungskräftearbeitsplatz von EL.DOK BB
  • Aufbau einer ressortübergreifenden Nutzer-Hotline

2009

  • Beginn der Entwicklung und Konfiguration von EL.KIS unter der inhaltlichen Federführung der Staatskanzlei
  • Erster Preis beim 9. eGovernment-Wettbewerb 2009 für das Projekt EL.DOK im Verbund mit vergleichbaren Projekten (sog. EL-Architektur des Landes Brandenburg) in der Kategorie "IT-Strategie in der Verwaltung"
  • Beginn der Testphase für die Ressorts und die Staatskanzlei u. a. für die häuserspezifischen Anpassungen
  • Vorstellung von EL.DOK BB BB auf der CeBIT 2009 in Hannover
  • Entwicklung und Konfiguration von EL.DOK BB (Landesreferenzmodell) auf Basis der Ergebnisse des Testsystems in Abstimmung mit den Ressorts und der Staatskanzlei
  • Aufbau eines zentralen Kompetenzzentrums für EL.DOK und EL.KIS im MIK

2008

  • Bereitstellung der Infrastruktur und Übernahme des Betriebes durch den Zentralen IT-Dienstleister des Landes Brandenburg (ZIT-BB)
  • Beginn der Schulungs- und Anleitungsphase für die Teilprojektverantwortlichen und Fachadministratoren der beteiligten Häuser (alle Ministerien und die Staatskanzlei, Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Zentraler IT-Dienstleister)
  • Beginn der organisatorischen Vorbereitungen in den projektbeteiligten Häusern (Ressorts, Staatskanzlei, BLHA, ZIT-BB)
  • Beginn mit der Entwicklung des Landesreferenzmodells EL.DOK BB und der Variante EL.KIS
  • Unterzeichnung des Vertrages zum Aufbau von EL.DOK BB zur E-Aktenhaltung und Vorgangs-bearbeitung sowie der Variante EL.KIS als Informationssystem zur Vor- und Nachbereitung von Kabinettsitzungen
  • Zuschlagerteilung an die Fa. SER für das Produkt PRODEA
  • Ressortübergreifende Bewertung der eingegangenen Angebote und Abschluss der EU-weiten Ausschreibung
  • Ressortübergreifender Projektstart unter der Leitung des MIK mit konstituierender Sitzung des Lenkungsausschusses
  • Kabinettbeschluss zur Umsetzung der landesweiten Einführung eines einheitlichen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems in der Landesverwaltung Brandenburg für die elektronische Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung sowie als Kabinettinformationssystem

2007

  • Landtagsbeschluss zur Verabschiedung des Haushalts mit zentraler Bereitstellung der Mittel für das Projekt EL.DOK BB
  • Erster Preis beim 7. eGovernment-Wettbewerb 2007 für das Projekt "Testbetrieb eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem" in der Kategorie "Verwaltungsinterne Prozesse"
  • Veröffentlichung der EU-weiten Ausschreibung eines webbasierten Systems zur elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung sowie eines Kabinettinformationssystems auf Basis eines Fachkonzeptes
  • Bildung einer ressortübergreifenden Arbeitsgruppe zur Erarbeitung der EU-weiten Ausschreibung und Bewertung der eingehenden Angebote

2006

  • Der "Sonderausschuss zur Überprüfung von Normen und Standards" des Landtages Brandenburg empfiehlt ein einheitliches DMS/VBS zur elektronischen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung in der Landesverwaltung.
  • Verabschiedung einer neuen Fassung der GGO, die in der Landesverwaltung Brandenburg auch die elektronische Aktenführung erlaubt
  • Beginn des Testbetriebes im Ministerium des Innern des Landes Brandenburg mit 120 Nutzern

2005

  • Organisatorische und technische Vorbereitung des Testbetriebes
  • Auftaktveranstaltung zum Beginn des Testbetriebes in einer Abteilung des Ministeriums des Innern im Vorfeld der Einführung eines landeseinheitlichen Systems

2004

  • Erstellung eines einheitlichen Aktenplanes für das Ministerium des Innern und Optimierung des Postlaufes
  • Bereitstellung finanzieller Mittel für einen Testbetrieb

2003

  • Es werden Erfahrungen mit anderen Behörden auch landesübergreifend ausgetauscht
  • Der Markt wird erkundet
  • Die Mitarbeiter des Organisationsreferates im Ministerium des Innern schlagen nach einem Messebesuch die Einführung eine IT-gestützten DMS/VBS vor.
Letzte Aktualisierung: 21.10.2016