Elektronische Aktenhaltung

Mit Systemeinführung und im Anschluss an die EL.DOK-Schulung, sind die Beschäftigten gehalten EL.DOK für die elektronische Aktenhaltung zu nutzen.

Als einheitliches Ordnungs- und Struktursystem für die elektronische Aktenhaltung dient der Aktenplan des jeweiligen Ministeriums. Der Aktenplan wird im System abgebildet und nutzbar gemacht. Für das Registrieren, Verwalten und Bearbeiten von Schriftgut sind die Regelungen zur Schriftgutnutzung hinterlegt. Die Arbeit im Laufwerk wird damit obsolet. Danach ist jeder Bearbeiter gehalten, jeden aktenrelevanten Posteingang einem Vorgang (für jedes in sich abgeschlossene Verwaltungshandeln kann ein Vorgang angelegt werden) zuzuordnen. Vorgänge dürfen nur in Zuordnung von Akten angelegt werden. Die Befugnis zum Anlegen von Akten richtet sich nach der ministeriumsinternen Organisation. In einigen Häusern ist dies den Registratoren vorbehalten, um eine einheitliche Ordnung erhalten zu können.

Der Post-/Scann-/Registraturstelle obliegt in Abhängigkeit der hausinternen Organisation das Registrieren, Verwalten, die Metadatenpflege und das Scannen der Eingangspost, das Anlegen einer elektronischen Akte, die Altaktenverwaltung sowie deren Aussonderung.

Letzte Aktualisierung: 19.10.2016