Einführungsstrategie

Die Einführung eines neuen und komplexen Systems wie EL.DOK BB führt zu einer grundlegenden Änderung der Arbeitsweise aller Beschäftigten, die das system nutzen. Für eine erfolgreiche Einführung reicht die Bereitstellung und Erlernung des Systems alleine bei weitem nicht aus. Von daher bedarf es einer gut durchdachten Strategie. Wesentlich Elemente sind:

  • Die Entscheidung, ein landeseinheitliches System zur Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung zentral finanziert einzuführen, so dass langfristig die gesamte Landesverwaltung mit dem gleichen System arbeitet, das aus wirtschaftlichen Gründen zentral betrieben wird.
  • Die Systemeinführung als Organisationsprojekt zu betrachten und zur Binnenmodernisierung umzusetzen, da es im Wesentlichen der Prozesskostenreduzierung dient beziehungsweise der Arbeitsverdichtung entgegenwirken soll.
  • Die Verpflichtung der Ministerien und der Staatskanzlei die Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung mit dem System bis 2011 durchzuführen, um den Nutzen sicherzustellen, den man sich von der Systemeinführung verspricht.
  • Promotion auf Hausleitungsebene.
  • Die Partizipation der betroffenen Ministerien, der Staatskanzlei und der Behörden, die das System einführen an der Systemanpassung verbunden mit der Einführungsverantwortung.
  • Die Vernetzung und die regelmäßigen gegenseitigen Informationen/Inspirationen im Rahmen der Vorbereitung der Einführung soll eine Harmonisierung der Vorgehensweise bei der Umsetzung bewirken.
  • Auf der gleichen Plattform wie EL.DOK BB zur Aktenhaltung/Vorgangsbearbeitung werden auch EL.KIS als elektronisches Kabinettinformationssystem und EL.ZA zur elektronischen ressortübergreifenden Zusammenarbeit umgesetzt, so dass nicht grundlegend andere Systeme zum Beispiel für E-Collaboration eingeführt, betrieben und geschult werden müssen.
  • EL.DOK BB als subsidiäres E-Governmentsystem einzusetzen, dass immer dann genutzt wird, wenn kein Fachverfahren zur Verfügung steht.
  • Andere landesübergreifend genutzte Systeme an EL.DOK BB über die DOMEA-Schnittstelle anzubinden, so dass langfristig die gesamte Landesverwaltung elektronisch medienbruchfrei zusammenarbeiten kann.
  • Die Projektumsetzung beziehungsweise das typische Abwehrverhalten der potenziellen Nutzer durch ein umfassendes Veränderungsmanagement zu begleiten, das auf Aufklärung, Sensibilisierung und Information der Nutzer im Vorfeld und während der Systemeinführung über Ziele, Sinn und Nutzen des Projektes abzielt.
  • Der Einsatz von Akzeptanzmanagern in den Häusern, die das System einführen, um die Umsetzung der Akzeptanzmanagement-Maßnahmen sicherzustellen, die im Zuge der Projekteinführung leicht in den Hintergrund geraten können.
  • Den Einführungserfolg des Projektes EL.DOK BB als Teil der Führungsverantwortung zu verstehen, so dass ein Teil der Akzeptanzmaßnahmen auch auf eine Bewusstseinsschärfung etwa der Referatsleiter und Abteilungsleiter für ihre Aufgabe, die Projekteinführung durch eigene Maßnahme zu unterstützen, abzielt.
  • Das Veränderungsmanagement mit vom Projektmanagement abweichenden Zielen zu evaluieren.
  • Die frühzeitige Einbindung der Personalräte unter anderem im Rahmen des Abschlusses von Dienstvereinbarungen.
Letzte Aktualisierung: 20.10.2016